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Article: Reforma Tributária: o que gestores devem priorizar na revisão da operação fiscal

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Principais tópicos abordados: Reforma Tributária (IBS e CBS), parametrização de sistemas (ERP), qualidade de cadastros fiscais e adaptação operacional para 2027.

Resumo prático para o setor de transporte: A proximidade da Reforma Tributária exige que transportadoras e frotistas revisem urgentemente seus cadastros fiscais e sistemas de gestão (ERP) para a correta emissão de documentos fiscais eletrônicos e apuração dos novos tributos IBS e CBS. Na prática, a NCM não bastará isoladamente para definir a tributação, tornando obrigatória a limpeza de dados de clientes, fornecedores e rotas para evitar erros em escala, falhas no aproveitamento de créditos e problemas na precificação do frete. A adaptação deixa de ser apenas contábil e passa a envolver toda a operação logística e tecnológica das empresas de transporte antes de 2027.

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https://www.contabeis.com.br/noticias/79357/reforma-tributaria-o-que-gestores-devem-priorizar-na-revisao-da-operacao-fiscal/

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2026-09-11 17:30

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2026-09-11 17:08

Processed Date

2026-09-11 17:08

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A proximidade de 2027 exige que as empresas avancem da análise conceitual da Reforma Tributária do Consumo para a revisão prática da operação fiscal. Mais do que estimar alíquotas ou projetar impactos financeiros, gestores precisam verificar se os processos, cadastros e sistemas estão preparados para calcular, registrar e controlar o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).
A adaptação envolve documentos fiscais, classificação de produtos e serviços, dados de clientes e fornecedores, parametrização do sistema de gestão, contratos, formação de preços, contas a pagar, tesouraria e apropriação de créditos.
Uma projeção tributária pode estar tecnicamente correta e, mesmo assim, falhar na execução quando os dados que alimentam os sistemas estão incompletos, desatualizados ou distribuídos em controles paralelos.
Por isso, a revisão da operação fiscal deve preceder parte das decisões orçamentárias para 2027. O objetivo é identificar se a estrutura atual consegue sustentar o novo modelo de tributação e quais correções precisam ser concluídas antes da cobrança efetiva da CBS.
A Reforma Tributária foi instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada, entre outras normas, pela Lei Complementar nº 214/2025.
Reforma Tributária deve ser tratada como projeto operacional
Embora a mudança seja tributária, sua execução não ficará restrita às equipes fiscal e contábil. O novo sistema interfere em praticamente todo o fluxo da operação, desde a criação de um produto no cadastro até o recebimento ou pagamento de uma venda.
A preparação deve envolver, conforme a estrutura de cada empresa:
- área fiscal;
- contabilidade;
- tecnologia da informação;
- compras;
- vendas;
- faturamento;
- contas a pagar e a receber;
- tesouraria;
- jurídico;
- controladoria;
- logística;
- cadastro de produtos e fornecedores.
Essa integração será necessária porque uma decisão tomada por uma área pode alterar o tratamento tributário aplicado em outra. Uma condição comercial cadastrada incorretamente, por exemplo, poderá afetar a emissão do documento fiscal, a base de cálculo, o pagamento, a escrituração e a apropriação de créditos.
O primeiro passo dos gestores deve ser mapear o percurso completo das operações, identificando onde os dados são criados, modificados, validados e enviados ao Fisco.
Cadastro fiscal deve ser a primeira prioridade
A qualidade do cadastro é um dos pontos mais sensíveis da adaptação. Informações incorretas podem ser reproduzidas automaticamente em milhares de operações quando o sistema passa a utilizar a mesma regra em escala.
A revisão deve abranger, pelo menos:
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- códigos de produtos e serviços;
- classificação tributária do IBS e da CBS;
- Código de Situação Tributária;
- natureza da operação;
- unidades de medida;
- origem dos produtos;
- finalidade da aquisição;
- localização do adquirente e do destinatário;
- regimes diferenciados ou específicos;
- reduções de alíquota;
- hipóteses de alíquota zero;
- imunidades;
- suspensões;
- dados dos estabelecimentos;
- informações de clientes e fornecedores.
A simples existência de um código no ERP não comprova que a classificação esteja correta. A empresa precisa verificar a origem da informação, a data da última atualização e quem possui autorização para alterá-la.
Também é necessário criar uma rotina de governança. Novos produtos, serviços, filiais, fornecedores ou modelos de negócio não devem entrar na operação sem análise dos reflexos fiscais.
NCM não resolve toda a classificação tributária
A NCM continuará relevante para mercadorias, mas não deverá ser utilizada isoladamente para definir o tratamento do IBS e da CBS.
Uma mesma classificação pode estar associada a tratamentos diferentes conforme fatores como:
- natureza da operação;
- destino do bem;
- tipo de adquirente;
- localização das partes;
- existência de benefício;
- regime do fornecedor;
- finalidade da aquisição;
- enquadramento em regime específico ou diferenciado.
Por isso, a empresa precisa construir uma matriz tributária que relacione os dados cadastrais às regras aplicáveis a cada operação.
Essa matriz deverá orientar tanto a emissão das notas fiscais quanto a recepção e validação dos documentos emitidos por fornecedores.
ERP robusto não garante conformidade
Ter um sistema de gestão de grande porte não significa que a empresa esteja preparada para a Reforma Tributária. O ERP executa as regras que foram cadastradas e integradas a ele. Se a parametrização estiver incorreta, o sistema apenas dará escala ao erro.
A revisão tecnológica deve verificar:
- versão do ERP instalada;
- atualizações desenvolvidas para o IBS e a CBS;
- tabelas fiscais utilizadas;
- regras de cálculo;
- comunicação com emissores de documentos fiscais;
- integração com compras e faturamento;
- transmissão para escriturações e obrigações acessórias;
- contabilização automática;
- tratamento de cancelamentos, devoluções e ajustes;
- integração com meios de pagamento;
- trilhas de auditoria;
- histórico das alterações de parâmetros.
Os testes não devem se limitar a uma operação-padrão. É necessário validar exceções, como devoluções parciais, bonificações, descontos condicionais e incondicionais, adiantamentos, operações triangulares, transferências, remessas, importações e vendas com entrega em local diferente.
Documentos fiscais precisam ser testados de ponta a ponta
Os documentos fiscais eletrônicos estão sendo adaptados para receber os dados relativos ao IBS e à CBS. A empresa precisa verificar não apenas se consegue preencher os novos campos, mas se as informações chegam corretamente a todos os sistemas seguintes.
O teste deve acompanhar o documento desde a origem até:
- autorização pelo Fisco;
- escrituração;
- contas a receber ou a pagar;
- contabilização;
- formação da base tributária;
- apropriação de créditos;
- conciliação financeira;
- eventual cancelamento ou devolução.
Também devem ser considerados os diferentes documentos utilizados pela empresa, como NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e demais modelos aplicáveis às suas operações.
A aprovação da nota no ambiente autorizador não deve ser tratada como prova suficiente de que toda a operação está correta. Determinada informação pode superar as validações técnicas e ainda assim estar incompatível com a realidade comercial ou com o tratamento tributário aplicável.
Fornecedores passam a representar risco para os créditos
A não cumulatividade do IBS e da CBS amplia a importância dos documentos recebidos e do cumprimento das obrigações ao longo da cadeia.
A Lei Complementar nº 214/2025 vincula a apropriação de créditos, como regra, à existência de documento fiscal eletrônico idôneo e à extinção dos débitos correspondentes pelas modalidades previstas na legislação.
Isso significa que o controle do crédito não dependerá somente da escrituração interna do comprador. Dados incorretos no documento, classificação inadequada ou falhas relacionadas ao recolhimento poderão exigir correção e acompanhamento.
A revisão dos fornecedores deve considerar:
- situação cadastral;
- regime tributário;
- qualidade dos documentos emitidos;
- frequência de rejeições ou cancelamentos;
- divergências entre pedido, recebimento e nota fiscal;
- classificação dos itens;
- aplicação de benefícios fiscais;
- capacidade tecnológica;
- procedimentos para correção;
- prazo de resposta a inconsistências;
- impacto sobre os créditos do adquirente.
A empresa também deve estabelecer critérios para homologação e monitoramento, especialmente para fornecedores que concentram valores relevantes de compras ou créditos.
Não se trata de excluir automaticamente pequenos fornecedores, mas de identificar riscos e criar procedimentos para evitar que erros recorrentes afetem a apuração.
Créditos devem ser conciliados com compras e pagamentos
No modelo atual, muitas empresas concentram a conferência de créditos no recebimento ou na escrituração do documento fiscal. Com o IBS e a CBS, será necessário ampliar a integração entre fiscal, compras, contas a pagar e tesouraria.
A conciliação deverá permitir responder:
- qual documento originou o crédito;
- qual operação foi realizada;
- se o documento é idôneo;
- qual tratamento tributário foi aplicado;
- se o débito correspondente foi extinto;
- quanto foi efetivamente apropriado;
- se existe crédito pendente;
- se houve devolução, cancelamento ou ajuste;
- qual fornecedor está relacionado à inconsistência.
A ausência dessa rastreabilidade pode provocar diferenças entre o valor projetado e o crédito efetivamente disponível, com reflexos no fluxo de caixa.
Controles paralelos precisam ser identificados
Planilhas e bases manuais costumam surgir para suprir lacunas dos sistemas. Embora resolvam necessidades imediatas, esses controles podem dificultar a governança quando não existe definição sobre responsabilidade, versão, origem e validação dos dados.
A empresa deve levantar:
- quais processos dependem de planilhas;
- quem atualiza cada arquivo;
- quais informações são inseridas manualmente;
- quais controles não conversam com o ERP;
- onde existem duplicidades;
- quais rotinas dependem de conhecimento individual;
- quais etapas exigem retrabalho antes do fechamento.
Um prazo cumprido não significa necessariamente que o processo seja eficiente. Fechamentos que dependem de mutirões, conferências manuais e correções posteriores indicam que o resultado está sendo sustentado pelo esforço da equipe, e não pela maturidade da operação.
A prioridade deve ser eliminar controles paralelos críticos ou, quando isso não for possível, estabelecer responsáveis, validações e integração com os sistemas oficiais.
Contratos precisam ser revisados
A Reforma Tributária também exige análise dos contratos vigentes e daqueles que continuarão produzindo efeitos em 2027 e nos anos seguintes.
Devem ser revisadas cláusulas relacionadas a:
- preço líquido ou bruto de tributos;
- reajuste;
- reequilíbrio econômico-financeiro;
- responsabilidade pela emissão do documento fiscal;
- tratamento de descontos e bonificações;
- repasse de mudanças tributárias;
- local de entrega ou prestação;
- obrigações do fornecedor;
- indenização por perda de créditos;
- cancelamentos e devoluções;
- retenções;
- forma e prazo de pagamento.
Contratos de longa duração merecem atenção especial porque poderão atravessar diferentes etapas da transição, com alterações graduais na incidência dos tributos atuais e do IBS e da CBS.
O jurídico não deve revisar os documentos isoladamente. As cláusulas precisam ser confrontadas com a operação realizada, o fluxo de faturamento e a parametrização utilizada pelo sistema.
Formação de preços deve considerar créditos e fluxo de caixa
A revisão fiscal também deve alcançar a precificação. A empresa não pode limitar a análise à comparação entre as alíquotas atuais e as futuras.
O cálculo deve considerar:
- créditos gerados nas aquisições;
- créditos transferidos aos clientes;
- regime tributário dos fornecedores;
- destino das operações;
- benefícios e reduções aplicáveis;
- despesas que poderão ou não gerar crédito;
- prazo de apropriação;
- efeito do recolhimento sobre o caixa;
- alterações nos contratos;
- impacto da transição entre os tributos.
Uma empresa pode enfrentar aumento de carga efetiva mesmo quando a alíquota nominal não cresce, caso possua poucas aquisições geradoras de crédito. Em sentido contrário, negócios com cadeias mais longas ou grande volume de insumos podem ter resultados diferentes.
A análise deve ser feita por produto, serviço, cliente, canal e unidade de negócio. Médias gerais podem esconder operações deficitárias.
Split payment exige integração com a tesouraria
A segregação e o recolhimento dos tributos no momento da liquidação financeira alteram a relação entre faturamento, recebimento e disponibilidade de caixa.
Mesmo durante a implementação gradual do split payment, as empresas precisam mapear:
- meios de pagamento utilizados;
- adquirentes e instituições financeiras envolvidas;
- conciliação entre venda, documento fiscal e recebimento;
- valores segregados;
- pagamentos parciais;
- antecipação de recebíveis;
- cancelamentos;
- estornos;
- inadimplência;
- impacto sobre capital de giro.
O objetivo é evitar que o orçamento considere como disponível uma parcela do recebimento que será direcionada ao pagamento do tributo.
A tesouraria deve participar dos testes porque falhas de conciliação podem afetar simultaneamente a baixa dos recebíveis, o recolhimento e o controle dos créditos.
Simples Nacional exige avaliação da cadeia
Empresas optantes pelo Simples Nacional também precisam revisar sua operação. A manutenção do regime não elimina os efeitos comerciais do IBS e da CBS.
A escolha da forma de recolhimento deve considerar o perfil dos clientes, dos fornecedores e dos créditos gerados na cadeia.
Entre os pontos de análise estão:
- vendas para consumidores finais;
- vendas para outras empresas;
- necessidade de transferência de créditos;
- volume de compras tributadas;
- impacto sobre preços;
- competitividade perante fornecedores de outros regimes;
- custos administrativos;
- margem de cada operação.
A decisão não deve ser baseada apenas no valor da guia. Para empresas que atuam predominantemente no mercado entre empresas, a capacidade de gerar créditos ao cliente pode interferir na negociação comercial.
O que os gestores devem priorizar
A revisão pode ser organizada em uma sequência de prioridades:
Diagnóstico deve indicar responsáveis e prazos
O levantamento de falhas somente será útil se resultar em um plano de correção.
Cada problema identificado deve conter:
- descrição;
- processo afetado;
- risco tributário ou financeiro;
- prioridade;
- responsável;
- prazo;
- dependências;
- evidência de correção;
- cenário de teste;
- aprovação final.
Também é recomendável criar indicadores específicos para a adaptação, como percentual do cadastro revisado, documentos testados, fornecedores homologados, contratos analisados e falhas encontradas por operação.
Checklist para a revisão da operação fiscal
Antes de 2027, os gestores devem verificar se a empresa:
- mapeou todas as operações de entrada e saída;
- identificou os documentos fiscais utilizados;
- revisou os cadastros de produtos e serviços;
- validou NCMs e demais classificações;
- relacionou tratamentos tributários às operações;
- atualizou os dados de clientes e fornecedores;
- identificou benefícios e regimes específicos;
- instalou as atualizações do ERP;
- testou o cálculo do IBS e da CBS;
- validou a transmissão dos novos campos fiscais;
- conferiu a contabilização;
- testou cancelamentos, devoluções e ajustes;
- mapeou os créditos e sua vinculação aos pagamentos;
- avaliou os principais fornecedores;
- identificou planilhas e controles paralelos;
- revisou contratos com efeitos durante a transição;
- simulou preços e margens;
- projetou impactos no capital de giro;
- definiu responsáveis por cada frente;
- documentou erros, correções e resultados dos testes.
A Reforma Tributária não deve ser tratada apenas como uma alteração de alíquotas ou obrigações fiscais. Para gestores, o desafio central é garantir que a operação produza dados confiáveis e consiga sustentar os novos cálculos, documentos, créditos e recolhimentos.
Quanto mais tarde os erros estruturais forem identificados, maior será o risco de corrigi-los sob a pressão dos fechamentos, da entrada em vigor das novas regras e das exigências comerciais de clientes e fornecedores.